拝啓　時下ますますご清祥の段、お慶び申し上げます。

平素は協会運営に際し、格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます。

 

さて、ご承知の通り、新型コロナウィルス感染症は緊急事態宣言解除後、再び新規感染者が増加傾向にあり、感染経路が未だ明確に判明していない状況であります。このことから不特定多数の方が集まる行事を実施することについては、感染の危険性が危惧されており、現状を総合的に勘案致しました結果、当協会では、2020年度の総会開催を見送り、理事による書面決議を実施致しましたので、その結果についてご報告申し上げます。

また、2020年10月に延期しておりました「2020年度(総会)懇親会」、例年11月に開催しております在日米国商工会議所との合同開催「感謝祭」につきましても、本年は誠に残念ながら開催中止とさせていただくことに決定致しましたので併せてご連絡申し上げます。

 

事務局といたしましてもイベント中止は苦渋の決断ではございましたが、参加者、関係者の皆様の健康・安全面を第一に考慮し中止を決定させていただきました。楽しみにしてくださっていた皆様には、誠に申し訳ございませんが、何卒ご理解いただきますようよろしくお願い申し上げます。

敬　具

 

 

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　記

 

１．理事会・総会についてのご報告

 

開催方法の変更点

過年度	本年度
場所：リーガロイヤルホテル	場所：招集無
内容：理事会・総会・懇親会	内容：理事会・総会・懇親会
方法：理事・会員参加招集にて審議	方法：会則16条改定に則り、やむを得ない状況にて招集不可能と判断し、書面にて決議された事項を会員に書面にて報告とする ※会則改定については5/28HPにてご報告済 ※以下「書面総会」と記載
理事会開催について 活動、会計報告と新年度の議案のご説明→審議→可決	理事会開催について 書面にて開催→活動、会計報告と新年度の議案を郵送(理事数30名)→各理事審議の上→2020年7月30日を期限とし、書面決議書を以って賛否の意思表示 回収結果について ※理事数全30名 第一号議案～第五号議案まで 賛成：30名 ※うち未提出2名(未提出者については賛成とする旨記載) 反対：0名
会員総会について →活動、会計報告と新年度の議案のご説明→審議→可決	会員総会について →無　理事による書面総会の審議結果を報告 →活動、会計報告と新年度の議案は、上記結果に基づき可決 →総会決議書の郵送を以ってご報告
懇親会について →パーティ開催	懇親会について →2020年10月に延期→中止決定

 

 

２．イベント中止のご連絡

 

イベント名：2020年度（総会）懇親会 　　　　　 日程：2020年10月６日 (火)

イベント名：在日米国商工会議所合同開催感謝祭　日程：2020年11月19日 (木)

 

以　上

 

「総会決議書」は2020年9月初旬に会員様にお届けする予定でございます。

一日も早く事態が終息し、皆様と安心してお会いできることを心から願っております。

 

 

 

 

 

 

 

 

The report of 2020 Directors’ Meeting and General Meeting (Written Resolution) and Notification of forward events’ cancellation

 

We hope this message finds you well. Thank you very much for your continuous support of JASO.

As all you know, the number of Covid-19 infected people tend to be increasing again after the emergency declaration was lifted and the route of infection is still unknown. Therefore, it is dangerous to conduct events where lots of people gather and considering this situation, we cancelled 2020 General Meeting and did resolution in writing by directors. We would like to report the results below.

Also, we regret to inform you that we decided to cancel “2020 Reception” in October and “Thanksgiving Party” which is co-hosted with ACCJ in November.

It was painful for us to cancel events, but we took into consideration everyone’s health and safety. We sincerely apologize for the inconvenience and thank everyone for your understanding and cooperation.

 

 

１．The report of Directors’ Meeting and General Meeting

 

Changes of implementation method

Average year	This year
Place: Rihga Royal Hotel	Place: no gathering
Contents:Directors’ Meeting・General Meeting Reception	Contents:Directors’ Meeting・General Meeting Reception
Method: Directors and members gather for deliberation.	Method: Based on article 16, the meeting cannot be held due to extremely difficult reason and meeting items adopted by a written resolution is reported to members in writing. ※Revision articles of association has been reported on the HP on May 28th . ※We write following as “Written General Meeting”.
Directors’ Meeting The explanation of activities and settled account report, new year’s plans → deliberation → approval	Directors’ Meeting Holding in writing→ Bills about settled account report and new year’s plans were sent to 30 directors. → Deliberation by directors → The deadline was July 30th, 2020 and we regarded pros or cons based on written resolution. The result　※30 directors From the 1st bill to the 5th bill Pros:30 ※2 people didn’t submit.(Non-submission was regarded as pros.) Cons: 0
Members’ General Meeting The explanation of activities and settled account report, new year’s plans → deliberation → approval	Members’ General Meeting →No　The report of directors’ deliberation results in Written General Meeting. →Activities and settled account report, new year’s plans were approved based on the above results. →Resolution of General Meeting was sent as the report.
Reception →The party is held.	Reception →Postponement until October 2020→cancel

 

 

２．Notification of forward events’ cancellation

 

The event’s name: 2020 (General Meeting) Reception　　　　Date: Tuesday, October 6th, 2020

The event’s name: Thanksgiving Party co-hosted with ACCJ　Date: Thursday, November 19th, 2020

 

 

“Resolution of General Meeting” is scheduled to send to members in early September, 2020.

We are sincerely looking forward to seeing members as soon as things settle down.